vCita aide les petites entreprises à gérer plus facilement leur activité. Des tâches quotidiennes telles que la communication client, le marketing, la gestion des calendriers et des invitations ainsi que l'envoi des factures peuvent toutes être réalisées dans vCita. La plateforme est capable de centraliser la plupart des opérations d'une petite ou moyenne entreprise et de servir de source d'informations de référence pour la gestion de votre activité.

L'application vCita est disponible dans la boutique des applications et peut être ajoutée à n'importe quel site Web. Vos clients pourront gérer leur site et leur entreprise via une interface unique.

Connexion des formulaires de contact (disponible prochainement)

Après avoir ajouté vCita, vous devez connecter le formulaire de contact. Une fois la connexion établie, toute personne qui soumet le formulaire de contact est automatiquement ajoutée comme nouveau prospect dans le système de GRC. Il vous revient ensuite de prendre les mesures souhaitées.

Pour connecter le formulaire de contact :

1. Accédez au formulaire de contact que vous voulez connecter à vCita.
2. Cliquez sur l'onglet Intégration.
3. Mappez les champs vCita sur le côté gauche (Prénom, Nom de famille, etc.) aux champs de saisie qui existent déjà dans le formulaire de contact sur le côté droit. Les champs Prénom et Adresse e-mail sont tous les deux obligatoires. Tous les autres champs vCita sont facultatifs, mais nous vous recommandons de les remplir également.
4. Republiez le site.

Tarification

vCita propose d'essayer gratuitement pendant 14 jours toutes ses fonctionnalités. Cet essai sera automatiquement activé sur chaque site auquel vous ajoutez vCita.

Fonctionnalités

Calendrier et prise de rendez-vous

Les petites entreprises peuvent organiser leurs événements, gérer le personnel et les emplois du temps. Les clients peuvent réserver facilement des services en ligne.

• Calendrier en ligne (avec intégration et synchronisation) ;
• Calendrier d'une équipe ou de l'ensemble du personnel ;
• Prise et suivi des rendez-vous ;
• Rendez-vous récurrents ;
• Événements et réunions de groupe ;
• Notifications personnalisables et rappels automatiques.

Facturation

vCita est également une solution de facturation sécurisée et fiable qui permet aux propriétaires d'entreprise d'émettre des devis, des factures et des reçus d'apparence professionnelle. Elle permet aussi de recevoir, de gérer et de faire le suivi des paiements.

• Terminal de paiement virtuel : PayPal et traitement des cartes de paiement ;
• Gestion des devis et des factures ;
• Enregistrement et suivi des paiements ;
• Rappels ;
• Prise en charge de nombreuses devises ;
• Intégration avec de nombreuses passerelles de paiement.

Gestion des clients

Une plateforme de gestion des clients simple et intuitive conçue pour les petites entreprises, qui permet de gérer les clients et les services sur une application unique.

• Intégration et synchronisation des e-mails et communication par SMS
• Cartes client avec notes, réunions et paiements
• Source du prospect et statut du client
• Partage de documents
• Gestion des prospects et suivi des sources
• Notification push en temps réel pour chaque nouveau prospect, chaque réservation, chaque paiement et chaque message

Marketing par e-mail et par SMS

Fonctionnalités de marketing intégrées multicanaux faciles à utiliser qui favorisent l'engagement et aident les petites et moyennes entreprises à développer leur activité.

• Campagnes marketing par e-mail et par SMS avec un modèle simple à utiliser
• Campagnes automatisées qui fonctionnent avec des déclencheurs et qui sont envoyées le jour de l'anniversaire des clients ou en cas de mise à jour du statut client
• Campagnes d'appel à l'action qui invitent les clients à programmer une rencontre, s'inscrire à un événement ou effectuer un règlement
• Création et gestion de coupons
• Suivi des campagnes et création de rapports

Portail client

Un portail dédié en libre-service qui permet aux clients des petites et moyennes entreprises d'effectuer des règlements, de faire des réservations, de reprogrammer des rendez-vous et de suivre toutes les informations importantes relatives à l'entreprise 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7.

• Les clients peuvent modifier, reprogrammer ou annuler les rendez-vous à venir un par un
• Les clients peuvent consulter leurs factures en cours et payer en ligne
• Possibilité de communiquer avec l'entreprise et de partager des documents dans le portail
• Les entreprises peuvent personnaliser les contenus pour qu'ils soient cohérents avec leur marque

Gestion du personnel et de la documentation

Les propriétaires de petites entreprises peuvent gérer leur personnel, leurs emplois du temps et leurs clients correspondants. Les fichiers qui concernent l'entreprise peuvent être chargés, stockés et partagés sur la plateforme.

• Créez des membres d'équipe dans le personnel, chacun avec son propre accès, ses rendez-vous, ses messages et ses clients
• Vue Calendrier de l'équipe
• Flexibilité de la disponibilité, des rôles et des autorisations du personnel
• Stockage, gestion et partage des fichiers
• Partagez des documents grâce à des liens pouvant faire l'objet d'un suivi

Questions fréquentes

Il vous semble que vous n'avez pas accès à toutes les fonctionnalités ?

• Essayez un navigateur différent (Chrome est recommandé)
• Vérifiez le niveau et les limites de votre abonnement
• Videz le cache

Problèmes de synchronisation du calendrier

• N'oubliez pas d'ouvrir l'e-mail de notification ou de confirmation de réunion pour recevoir le fichier .ICS (synchronisation de calendrier) qui vous permettra de mettre à jour votre calendrier vCita.
• Seules les plages horaires qui présentent une activité sont extraites du calendrier synchronisé lors de la vérification de disponibilité
• Nous référençons uniquement le calendrier principal. S'il existe des sous-calendriers ou des sous-onglets, nous n'extrairons aucune donnée de ces entités.
• Dans Outlook, il est nécessaire d'accepter le rendez-vous avant de pouvoir l'ajouter au calendrier.
• Gmail est le meilleur fournisseur de messagerie en matière de synchronisation

Le ou les services n'apparaissent pas comme options dans le widget ou le portail, etc.

• L'utilisateur a créé des catégories de services plutôt que des services ?
• L'utilisateur a créé un événement, mais n'a pas programmé l'événement sur le calendrier ?
• Le service ou l'événement est caché ?
• Paramètres > Mes services > Cliquez sur le service > Informations sur le service > Cochez Afficher ce service dans le système de prise de rendez-vous en ligne
• L'événement est configuré sur invitation uniquement ?
• N'oubliez pas de décocher Événement sur invitation uniquement lors de la création ou de la programmation de l'événement.

Que faire si le service n'est pas disponible au moment souhaité ?

• Vérifiez la disponibilité du service :
  • Paramètres > Mes services > Cliquez sur le service > Durée et disponibilité > Disponibilité du service > Le service a une disponibilité différente > Heures régulières
• Vérifiez la disponibilité du personnel :
  • Paramètres > Disponibilité et calendrier > Heures d'ouverture > Paramètres de disponibilité générale > Personnel > Placez le curseur sur le membre du personnel > 3 points > Paramètres relatifs au personnel > Mon emploi du temps > Disponibilité générale
• Vérifiez la disponibilité pour une date spécifique :
  • Paramètres > Mes services > Cliquez sur le service > Durée et disponibilité > Disponibilité du service > Le service a une disponibilité différente > Disponibilité pour des dates spécifiques > Modifier la disponibilité pour des dates spécifiques > Paramètres du personnel > Mon emploi du temps > Modifier la disponibilité pour des dates spécifiques
• Existe-t-il une plage horaire disponible sur le calendrier qui offre suffisamment de temps pour la durée du service et de préparation ? Celle ci s'applique-t-elle à ce service particulier ?
• Paramètres > Mes services > Cliquez sur le service > Durée et disponibilité > Durée et temps de préparation
• La notification préalable empêche-t-elle le service d'apparaître ?
• Paramètres > Mes services > Cliquez sur le service > Options de réservation > Notification préalable > Personnaliser
• La date future empêche-t-elle le service d'apparaître ?
• Paramètres > Mes services > Cliquez sur le service > Options de réservation > Limiter les réservations futures > Personnaliser
• Existe-t-il une réunion ou une réunion synchronisée dans le calendrier qui empêche le service d'être disponible ?
• Vérifiez la plage horaire suggérée pour vous assurer de sa disponibilité

Quand serai-je payé ?

• Stripe : entre 5 et 7 jours ouvrés sont nécessaires pour recevoir un virement direct.
• PayPal : transfère les fonds directement sur votre compte après le paiement d'un client.

vCita fonctionne comme passerelle de paiement avec Stripe et PayPal uniquement (Square sera bientôt disponible). Le temps de traitement, le transfert des fonds et l'estimation du délai de paiement dépendent de la passerelle.

Problèmes de paiements incomplets

• Un prospect sera quand même créé si le paiement n'est pas complet.
• Parfois, les clients qui essaient de payer avec PayPal ne parviennent pas à aller jusqu'au bout du processus.
• Un paiement incomplet ne déclenchera l'envoi d'aucun e-mail ou notification mobile.
• Si un client initie un paiement mais que celui ci n'est pas conduit à terme, un engagement sera automatiquement créé et ajouté à votre boîte de réception vCita. Cette fonctionnalité vous permet de ne jamais manquer aucun prospect.

Impossible d'afficher une facture ou erreur 500 en essayant d'afficher une facture

• Si une erreur 500 apparaît lorsque vous essayez d'afficher une facture, vérifiez que l'adresse de l'entreprise et la carte du client ne comportent aucun caractère spécial.
• Paramètres > Informations sur l'entreprise. Faites défiler jusqu'à Informations de contact -- > Champ Adresse de l'entreprise.
• Clients> Client spécifique> Onglet Informations

Notifications relatives au niveau de service (en fonction de l'abonnement) :

• Paramètres > Mes services > Cliquez sur le service > Notifications client > Personnaliser

Champs de service

• Paramètres > Mes services > Cliquez sur le service > Faites défiler jusqu'à Formulaire de prise en charge des clients > Champs supplémentaires pour ce service > Ajouter/modifier

Disponibilité des champs lors de la prise de rendez-vous, du traitement des contacts et du paiement

• Settings (Paramètres) > Client Card (Carte du client) > Case à cocher pour During scheduling, contacts, and payment (Pendant la programmation, contacts, et paiement)

Où se trouve mon jeton d'API (en fonction de l'abonnement) ?

• Settings (Paramètres) > Integrations (Intégrations) > Zapier > Connect (Connexion) > API Token (Jeton d'API)

Comment puis-je annuler mon abonnement vCita ?

Pour annuler votre abonnement :

1. Dans le menu éditeur, cliquez sur Boutique d'applications.
2. Dans l'application vCita, cliquez sur En savoir plus.
3. Cliquez sur Annuler.

Comment supprimer le widget vCita de mon site ?

Pour supprimer le widget, accédez au portail vCita et sélectionnez Présence en ligne > Widgets de sites Web > Widget du portail client (Modifier/Afficher). Cliquez sur Paramètres généraux, puis décochez les cases Activer sur ordinateur et Activer sur mobile. Pour plus d'informations, consultez le centre d'aide de vCita.

Ressources supplémentaires

• Site Web de vCita : https://www.vcita.com
• Contacter le service d'assistance de vCita : https://www.vcita.com/contact
• Portail d'assistance de vCita : https://support.vcita.com/hc/en-us