Remarque
Pour en savoir plus sur la fonctionnalité et les cas d'utilisation des réservations, consultez l'article Présentation des réservations.
Les réservations peuvent être mises en place en quatre étapes simples par une agence ou un propriétaire d'entreprise. Cet article vous guide à travers chaque étape pour commencer à accepter des réservations sur votre site.
Pour mettre en place des réservations, vous devez compléter les éléments suivants :
-
Installez Bookings et ajoutez le widget site à votre site.
-
Ajoutez le(s) membre(s) du personnel qui assure(nt) les rendez-vous et définissez leur disponibilité. Vous pouvez le faire en ajoutant le(s) membre(s) du personnel à votre profil, ou en ajoutant le membre du personnel en tant que client dans la plateforme et en l'invitant à compléter son propre profil. Website Builder et en l'invitant à compléter son propre profil.
-
Créez les différents rendez-vous proposés par l'entreprise. Ajoutez des membres du personnel au type de rendez-vous et configurez des paramètres tels que la durée du rendez-vous, le lieu, le coût du rendez-vous (le cas échéant), etc.
-
Configurez et concevez le site widget pour qu'il corresponde au style de votre site.
Passez aux sections suivantes pour savoir comment réaliser chaque étape.
Regardez la vidéo ci-dessous pour un aperçu rapide du processus d'installation et de configuration de Bookings.
Pour installer Bookings à partir du widget Bookings:
-
Recherche de réservations. Faites-le glisser et déposez-le à l'endroit souhaité sur le canevas.
-
Cliquez sur le widget Réservations pour ouvrir le menu flottant. Cliquez sur Contenu pour ouvrir le menu de contenu du widget.
-
Cliquez sur Ajouter des réservations.
Les membres du personnel sont les professionnels qui assurent les rendez-vous, comme l’esthéticienne qui propose un traitement au spa, un avocat qui propose des consultations virtuelles, ou un plombier qui propose des rendez-vous de réparation. À cette étape, tu ajoutera des membres du personnel et, le cas échéant, ajustera leurs plannings. Par défaut, un membre du personnel est créé et attribué à l’utilisateur ayant installé les réservations.
Vous pouvez soit créer le profil du membre du personnel, soit inviter le membre du personnel à remplir son propre profil. Si vous souhaitez que le membre du personnel complète son propre profil, vous devez l'ajouter en tant qu'utilisateur client à votre compte et à votre site avec l'autorisation d'utilisateur Réservations.
Pour ajouter un membre du personnel et définir sa disponibilité :
-
Cliquez sur Rendez-vous & Personnel.
-
Cliquez sur Ajouter, puis cliquez sur Membre du personnel.
-
Choisissez un membre de l’équipe ou un client dans la liste, ou cliquez + Ajouter un nouveau et saisissez le nom, l’email et l’autorisation de réservation du membre du personnel (Utilisateur ou Admin). Puis cliquez sur Ajouter en tant que membre du personnel.
-
Si la personne est déjà membre de l’équipe, choisissez-la dans la liste. L’adresse e-mail d’un membre de l’équipe ne peut pas être réajoutée en tant que client.
-
Le nouveau membre du personnel recevra un courriel contenant un lien lui permettant de confirmer et de configurer son profil.
-
-
Dans la section Disponibilité , définissez l’emploi du temps par défaut du membre du personnel, les dates qui dérogent et son fuseau horaire. Utilisez les dérogations de date pour des changements ponctuels, comme des vacances, sans modifier leur emploi du temps habituel. Les dérogations de dates sont archivées après le passage de la date.
-
(Optionnel) Dans la section Connecter les calendriers , cliquez sur + Ajouter pour connecter un calendrier Google, Outlook ou Apple. Cela permet de détecter les conflits et d’éviter les doubles réservations.
-
Cette étape ne peut être réalisée que par le membre du personnel car elle nécessite de se connecter à son calendrier personnel.
-
Si vous connectez un calendrier Apple, le membre du personnel ne peut pas se connecter avec son mot de passe Apple ID. Ils doivent créer un mot de passe spécifique à chaque application depuis https://account.apple.com/account/manage pour pouvoir se connecter et connecter leur calendrier Apple.
-
-
(Optionnel) Dans la section Applications de conférence , cliquez sur + Ajouter pour définir Google Meet, Zoom ou Microsoft Teams comme application par défaut pour les rendez-vous virtuels.
-
Si un type de rendez-vous utilise Google Meet, le membre du personnel qui fournit le rendez-vous doit d’abord connecter son propre calendrier Google.
-
-
Cliquez sur Enregistrer.
Notez que dès que le membre du personnel est sauvegardé, sa disponibilité s'affiche dans le widget Réservations sans qu'il soit nécessaire de republier le site.
Les types de rendez-vous sont les différents rendez-vous que vous proposez. Au cours de cette étape, vous créerez le(s) rendez-vous, fixerez leur durée et leur lieu, et configurerez les paramètres avancés applicables à votre entreprise.
Pour créer un nouveau rendez-vous :
-
Cliquez sur Rendez-vous & Personnel.
-
Cliquez sur Ajouter, puis sur Nouveau rendez-vous, et choisissez Individuel, Groupe ou Collectif. Le type définit les paramètres de départ du rendez-vous. Par exemple, le Groupe active les places Offertes, et le Collectif définit l’attribution sur Collective. TU pourra les modifier plus tard dans les options avancées.
-
Saisissez un titre et une durée, puis cliquez sur Créer. Par défaut, le type de nomination est attribué à tous les membres du personnel. Pour changer cela, utilisez la carte Membres du personnel assignés .
-
Dans la section Paramètres de type de rendez-vous , ajoutez une description et définissez la durée et le lieu.
-
Les nouveaux types de rendez-vous utilisent par défaut le numéro de téléphone du participant comme localisation. Pour rendre un type de rendez-vous virtuel, sélectionnez l’application par défaut de l’Organisateur afin d’utiliser l’application de conférence par défaut du membre du personnel hôte.
-
Si vous sélectionnez En personne (Adresse de l’organisateur) ou Appel téléphonique, vous devez entrer l’adresse/numéro de téléphone et choisir si l’adresse ou le numéro de téléphone est affiché sur la page de réservation et visible pour l’utilisateur avant de prendre rendez-vous.
-
Si Google Meet est sélectionné pour les rendez-vous virtuels, le membre du personnel qui propose le rendez-vous doit d'abord connecter son agenda Google.
-
-
(Optionnel) Dans la section Rappels automatisés , utilisez les cases à cocher pour choisir quand le réservateur reçoit un rappel par email ou SMS concernant son prochain rendez-vous.
-
Le rappel SMS utilise un modèle fixe qui ne peut pas être modifié. Le modèle est localisé et inclut le nom du participant, le titre du rendez-vous, le nom du membre du personnel, ainsi que la date, l’heure et le fuseau horaire.
-
Les participants ne reçoivent des rappels SMS que s’ils entrent un numéro de téléphone et sélectionnent « Accepte de recevoir des rappels SMS concernant cet événement » lors de la réservation.
Remarque
Chaque site peut envoyer jusqu’à 1 000 rappels SMS par mois aux numéros américains et canadiens, et jusqu’à 70 par membre du personnel par mois à tous les autres pays. Lorsque la limite est atteinte, les rappels SMS cessent d’être envoyés.
Si un participant ne reçoit pas de rappels SMS, il se peut qu’il n’ait pas coché la case de consentement lors de la réservation, ou qu’il ait peut-être refusé les rappels par SMS.
-
-
(Optionnel) Si vous devez configurer des options de configuration supplémentaires, cliquez sur Afficher les options avancées. Consultez les Paramètres avancés de rendez-vous pour apprendre à configurer plusieurs des réglages avancés les plus populaires.
-
Dans l'onglet Limites, vous pouvez définir un délai tampon entre les rendez-vous, un préavis minimum avant de prendre un rendez-vous, limiter la fréquence et la durée des réservations, etc.
-
Dans l’onglet Affectation , vous pouvez choisir Round robin ou Collective et définir quels membres du personnel accueillent la nomination.
-
Dans l'onglet Avancé, vous pouvez personnaliser les questions posées sur la page de réservation, demander une confirmation avant d'accepter un rendez-vous, etc.
-
-
(Optionnel) Si vous facturez pour le rendez-vous, activez le bouton Charge pour ce rendez-vous et entrez un prix dans le champ.
Pour être payé, configurez ce qui suit dans les paramètres professionnels du menu Réservations, ou cliquez sur Configurer maintenant dans la carte de paiement . Bookings a ses propres réglages de paiement, donc vous n’avez pas besoin d’un store. (Si tu site dispose aussi d’un storenatif, Bookings utilise les mêmes paramètres, donc ceux-ci peuvent déjà être configurés.)
-
Activez la méthode de paiement souhaitée dans Paiements. TU peut connecter des passerelles de paiement prises en charge pour collecter les paiements en ligne ou TU peut utiliser le paiement manuel pour accepter les paiements en personne au moment du rendez-vous. Pour en savoir plus sur la configuration de chaque option, voir Paiement en storenatif .
-
Lorsque vous activez les passerelles de paiement, notez que Stripe prend en charge les cartes de crédit et les portefeuilles, et que Mollie prend en charge les cartes de crédit, Apple Pay, le débit direct, les cartes-cadeaux et PayPal.
-
Actuellement, les réductions ne peuvent pas être spécifiques aux réservations ou aux produits sur le site store. Si vous créez une remise, les acheteurs peuvent l'utiliser à la fois sur les réservations et sur les produits.
-
-
Configurez et configurez les impôts dans Impôts. Pour en savoir plus, voir Impôts en storeautochtone.
-
Les groupes de taxes ne s'appliquent qu'aux produits vendus sur le site store et non aux réservations.
-
Si vous utilisez des taxes automatisées, vous ne pouvez pas ajouter un code de taxe à la catégorie du service. Au lieu de cela, le taux d'imposition par défaut est utilisé.
-
-
(Optionnel) Personnalisez le flux checkout dans checkout. Pour en savoir plus, consultez checkout page dans storenatif .
Remarque
Quand tu testes une réservation, le paiement s’effectue en mode test, mais un vrai rendez-vous est quand même prévu. Supprimez le rendez-vous après le test.
-
-
Cliquez sur Enregistrer.
Notez que l'événement est affiché sur le site widget dès que vous cliquez sur Enregistrer, sans qu'il soit nécessaire de republier le site. Cependant, si vous n'avez pas installé et connecté Bookings widget, vous devrez republier votre site après avoir ajouté et connecté Bookings widget.
Remarque
Si vous avez plusieurs types de rendez-vous similaires, vous pouvez gagner du temps en dupliquant le type de rendez-vous que vous venez de créer. Pour dupliquer, cliquez sur l'icône à trois points et sélectionnez Dupliquer. Cela permet de gagner du temps lorsque vous devez créer plusieurs types de rendez-vous similaires.
Pour ouvrir un rendez-vous, les options avancées du type de rendez-vous :
-
Cliquez sur Rendez-vous & personnel, puis cliquez sur le type de rendez-vous pour l’ouvrir.
-
Cliquez sur Afficher les options avancées.
Dans les sections suivantes, vous apprendrez à configurer plusieurs paramètres de rendez-vous avancés :
Vous pouvez définir une période tampon avant et après les rendez-vous pour permettre au membre du personnel de disposer de temps entre ses rendez-vous.
Pour régler la durée de la mémoire tampon :
-
Ouvrez les options avancées du type de rendez-vous (voir Paramètres avancés du rendez-vous).
-
Cliquez sur l’onglet Limites .
-
Utilisez les menus déroulants Avant l'événement et Après l'événement pour définir la durée de la mémoire tampon.
-
Cliquez sur Enregistrer.
vous pouvez exiger que les demandes de réservation soient acceptées manuellement par le membre du personnel chargé du rendez-vous. Vous pouvez demander une confirmation pour chaque rendez-vous, ou vous pouvez faire en sorte que les rendez-vous ne nécessitent une confirmation que s'ils sont pris moins d'un certain temps à l'avance.
Demander une confirmation de réservation:
-
Ouvrez les options avancées du type de rendez-vous (voir Paramètres avancés du rendez-vous).
-
Cliquez sur l’onglet Avancé .
-
Activez la bascule dans la section " Demande de confirmation".
-
Sélectionnez Toujours pour toujours demander une confirmation avant la réservation. Ou si vous ne demandez une confirmation que lorsqu'un rendez-vous est pris à la dernière minute, sélectionnez Lorsque le rendez-vous est pris avec moins de ... et utilisez le menu déroulant pour définir, en minutes ou en heures, le délai de préavis minimum nécessaire pour activer la confirmation obligatoire.
-
Utilisez les cases à cocher pour choisir si les réservations non confirmées bloquent les créneaux du calendrier ou si vous ne voulez demander une confirmation de rendez-vous que pour les fournisseurs de messagerie gratuits tels que gmail ou outlook.
-
Cliquez sur Enregistrer.
Lors de la prise ou de la demande de rendez-vous, les participants sont invités à répondre à plusieurs questions. Les réservations proposent des questions par défaut qui peuvent être activées ou désactivées selon les besoins. Toutefois, il se peut que vous deviez ajouter des questions personnalisées pour répondre aux besoins de votre entreprise. Par exemple, un spa doit s'enquérir de la taille du peignoir et des pantoufles du participant afin de préparer les tailles appropriées.
Pour ajouter une question personnalisée :
-
Ouvrez les options avancées du type de rendez-vous (voir Paramètres avancés du rendez-vous).
-
Cliquez sur l’onglet Avancé .
-
Dans la section Questions de réservation , tu peux activer ou désactiver les questions par défaut, ou cliquer sur Modifier pour les modifier.
-
En bas de la liste des questions, cliquez sur + Ajouter une question.
-
Utilisez le menu déroulant pour sélectionner un type d'entrée. Les options comprennent le nom, l'adresse électronique, le texte court, le texte long, etc.
-
Saisissez un identifiant.
-
Saisissez un libellé pour votre question dans le champ Libellé. L'étiquette que vous saisissez est affichée sur le site widget et est visible par les utilisateurs. Par exemple, un spa qui a besoin de la taille d'un peignoir peut entrer "Quelle taille de peignoir ?
-
Selon le type d’entrée sélectionné à l’étape 5, il y a plusieurs champs à compléter.
-
Dans la section Obligatoire, sélectionnez Oui ou Non.
-
Cliquez sur Ajouter, puis sur Enregistrer.
Pour éviter les réservations de dernière minute auxquelles le personnel n'est pas préparé, vous pouvez fixer un délai minimum avant la réservation. Par exemple, si vous fixez le délai minimum avant les réservations à 2 heures, un participant ne peut pas réserver un massage à 15 heures avant 12 h 59 le même jour.
Pour fixer un délai minimum avant les réservations :
-
Ouvrez les options avancées du type de rendez-vous (voir Paramètres avancés du rendez-vous).
-
Cliquez sur l’onglet Limites .
-
Dans le champ Avis minimum , saisissez un chiffre. Ensuite, utilisez le menu déroulant pour sélectionner Minutes, Heures ou Jours.
-
Cliquez sur Enregistrer.
Si vous avez plusieurs membres du personnel, vous pouvez assigner la nomination à Round robin ou Collective.
-
Le round robin répartit les rendez-vous entre les membres du personnel, en fonction de leur disponibilité.
-
Collective permet à plusieurs membres du personnel (prestataires de services) de partager un créneau de réservation. Cela est utile pour les réunions ou sessions nécessitant plusieurs membres de l’équipe. Par exemple, une démo commerciale où le chargé de comptes et le spécialiste technique assistent ensemble. La case ne s’affiche comme disponible que lorsque tous ces membres du personnel sont disponibles.
Pour commencer avec le Collectif déjà défini, choisissez Collectif lorsque vous créez le type de rendez-vous.
Pour définir la mission :
-
Ouvrez les options avancées du type de rendez-vous (voir Paramètres avancés du rendez-vous).
-
Cliquez sur l’onglet Assignation .
-
Dans le menu déroulant Devoir , sélectionnez Round robin ou Collective.
-
Choisissez qui organise le rendez-vous :
-
Round robin. Dans la section Hôtes Round-robin , activez l’ajout de tous les membres de l’équipe, y compris les futurs membres, ou ajoutez les hôtes depuis le menu déroulant Ajouter un membre .
-
Collective. Dans la section Hôtes fixes , choisissez qui assiste à chaque réservation. Activez l’ajout de tous les membres de l’équipe, y compris les futurs membres, ou ajoutez des hôtes dans le menu déroulant Ajouter un membre.
-
-
Cliquez sur Enregistrer.
Le fait d'offrir des places pour un rendez-vous permet à plusieurs participants de réserver le même créneau horaire. Au lieu de réserver la totalité du rendez-vous, chaque réservation utilise une "place" disponible dans le rendez-vous. Par exemple, si vous proposez 20 places pour un atelier à 15 heures, jusqu'à 20 participants peuvent réserver ce même créneau horaire avant qu'il ne devienne indisponible.
Offrir des places pour un rendez-vous est utile lorsque vous devez organiser des sessions auxquelles plusieurs personnes assistent en même temps, par exemple :
-
Cours de fitness, ateliers ou séances d'entraînement
-
Webinaires, séminaires ou consultations de groupe
-
Journées portes ouvertes ou visites guidées
-
Leçons en petits groupes ou séances de coaching
-
Tout rendez-vous où la capacité est limitée mais où plus d'un invité peut se joindre.
Notez que cette fonction n'est pas disponible pour les rendez-vous payants.
Pour commencer avec des places déjà disponibles, choisissez Groupe lorsque vous créez le type de rendez-vous.
Proposer des places pour un rendez-vous :
-
Ouvrez les options avancées du type de rendez-vous (voir Paramètres avancés du rendez-vous).
-
Cliquez sur l’onglet Avancé .
-
Activez la case à cocher située à côté de Proposer des sièges.
-
Saisissez le nombre de places (maximum de 1000 places) et cochez éventuellement les cases pour indiquer si vous souhaitez que les informations sur les participants soient partagées entre les invités et si le nombre de places disponibles doit être affiché sur le site widget. Notez que pour les informations relatives aux participants, les seules informations partagées sont leur nom et leur adresse électronique.
-
Cliquez sur Enregistrer.
Notez que lorsqu'un rendez-vous est configuré pour offrir des places, la possibilité de sélectionner un membre du personnel dans le widget des réservations est masquée.
C'est dans le widget " Réservations " que le participant prendra son rendez-vous. En termes de design, le widget " réservations" hérite par défaut des styles du thème. Cependant, vous pouvez modifier les couleurs et les styles de texte si nécessaire.
Pour configurer le widget " réservations " :
-
Cliquez sur le widget Réservations pour ouvrir le menu flottant.
-
Sélectionnez Contenu et configurez les éléments suivants :
-
Dans la section Types de rendez-vous, utilisez les cases à cocher pour sélectionner les types de rendez-vous à afficher dans le widget. Si vous proposez plusieurs types de rendez-vous, faites-les glisser et déposez-les dans l'ordre dans lequel vous souhaitez qu'ils soient affichés sur le site widget.
-
(Facultatif) activez la bascule du titre de la sélection de rendez-vous et saisissez du texte dans le champ.
-
(Facultatif) cochez la case Masquer l'étiquette "free" aux visiteurs pour laisser l'espace de prix du rendez-vous vide dans le widget pour ce type de rendez-vous spécifique.
-
-
Dans la section Membres du personnel, activez la case à cocher Laisser les clients choisir le membre du personnel si vous souhaitez que les visiteurs du site puissent choisir le membre du personnel de leur choix avant de prendre leur rendez-vous. Notez que les visiteurs du site ne sont pas obligés de sélectionner un membre du personnel et peuvent à la place choisir d'afficher tous les rendez-vous disponibles avec tous les membres du personnel pour ce type de rendez-vous.
Si vous le souhaitez, activez le titre de sélection du membre du personnel et saisissez du texte dans le champ.
-
-
Sélectionnez Design et configurez les éléments suivants dans la section Style du panneau de conception :
-
Couleurs. Configurez les couleurs principale, secondaire et de fond.
-
Styles de texte. Configurez les styles de texte pour les titres, les sous-titres et le corps du texte.
Notez que vous pouvez cliquer sur Rétablir le style du thème du site en bas de la section Style du panneau Conception pour annuler les modifications.
-
Si votre profil Google Business est lié à votre site, vous pouvez ajouter un lien « Réservez maintenant » à la fiche Google Business Profile de votre entreprise, permettant ainsi aux clients de réserver directement via Google Search et Google Maps.
Pour synchroniser les réservations avec le profil Google Business :
-
Assurez-vous que Réservations est installée et que votre profil d’entreprise Google est connecté. Pour connecter le profil Google Business, consultez Connecter et synchroniser votre profil Google Business.
-
Dans le panneau latéral, cliquez sur CMS, puis sur Données métier.
-
Cliquez sur Business Info.
-
Dans le champ Lien de réservation , sélectionnez la page souhaitée ou entrez une URL spécifique, puis cliquez sur Enregistrer.
Ce lien est affiché sous forme de bouton « Livre » sur votre profil professionnel Google.